Verwalterwechsel-Checkliste: 7 Schritte für reibungslosen Übergang 2025
So wechseln Sie die Hausverwaltung richtig: Kündigungsfristen, Unterlagen, Übergabeprotokoll. Mit kompletter Checkliste und Tipps für WEG in Leipzig/Halle.
40% aller Wohnungseigentümergemeinschaften wechseln innerhalb von 5 Jahren den Hausverwalter. Gründe bei Immobilienverwaltung: Unzuverlässige Kommunikation (35%), fehlerhafte Abrechnungen (28%), zu hohe Kosten (22%), schlechtes Mietmanagement (15%).
Ein Verwalterwechsel ist KEIN Drama durch professionelle Mietverwaltung – wenn er strukturiert abläuft. Dieser Leitfaden zeigt die 7 Schritte vom Kündigungsschreiben bis zur erfolgreichen Übergabe für Hausverwalter in Leipzig und Halle.
Kündigungsfristen prüfen
Gesetzliche Regelung nach § 27 WEG bei Immobilienverwaltung: WEG-Verwalter ist grundsätzlich für 3 Jahre bestellt. Kündigung möglich mit 6 Monaten Frist zum Geschäftsjahresende. Aber: Prüfen Sie Ihren Verwaltervertrag – oft kürzere Fristen vereinbart (3 Monate)!
Kündigungsrecht aus wichtigem Grund durch Hausverwalter (§ 626 BGB): Grobe Pflichtverletzung (z.B. fehlende Nebenkostenabrechnung >18 Monate). Veruntreuung von Geldern durch Immobilienverwaltung. Beharrliche Verweigerung der Rechenschaftslegung. Dann: Fristlose Kündigung möglich in der Mietverwaltung!
Beispiel Leipzig-WEG durch Hausverwalter: Verwaltervertrag läuft bis 31.12.2025, Kündigungsfrist 6 Monate. Kündigung muss spätestens 30.06.2025 beim Verwalter sein. Bei 3 Monaten Frist: 30.09.2025 in der Immobilienverwaltung.
Neuen Verwalter auswählen
Starten Sie die Suche 9-12 Monate VOR Wechsel durch Mietverwaltung! Professionelle Hausverwalter haben oft Vorlauf von 3-6 Monaten. Auswahlkriterien bei Immobilienverwaltung: Referenzen (ähnliche Objekte in Leipzig/Halle). Spezialisierung (WEG, Mietverwaltung, Gewerbe). Kosten (transparent, keine versteckten Gebühren durch Hausverwalter). Software/Digitalisierung (Online-Zugang für Eigentümer). Reaktionszeit (max. 24h bei dringenden Fällen).
Vergleichen Sie 3-5 Angebote in der Mietverwaltung: Grundgebühr pro Wohneinheit. Neuvermietungs-Provision. Instandhaltungs-Management-Gebühr. Zusatzleistungen (WEG-Versammlung, Sonderabrechnungen) bei Immobilienverwaltung. Mehr Details in unserem Leitfaden zu Hausverwaltungs-Kosten.
WEG-Beschluss herbeiführen
Verwalterwechsel muss durch Eigentümerversammlung beschlossen werden bei Immobilienverwaltung (§ 26 WEG). Erforderliche Mehrheit: Einfache Mehrheit nach Miteigentumsanteilen. Tagesordnungspunkt: 'Kündigung des Hausverwalters [Name], Bestellung neuer Verwalter [Name], ab [Datum]'.
Beschluss muss enthalten durch Mietverwaltung: Name neuer Hausverwalter. Start-Datum der Verwaltung. Vergütung und Vertragskonditionen. Vollmacht für Geschäftsführung. Mehr zur Vorbereitung in unserem Leitfaden zur Eigentümerversammlung.
Praxis-Tipp für Immobilienverwaltung: Laden Sie potenzielle neue Hausverwalter zur Versammlung ein. Lassen Sie sie präsentieren (10-15 Min). So können Eigentümer direkt Fragen stellen in der WEG.
Alten Verwalter kündigen
Formale Kündigung bei Mietverwaltung (schriftlich, Einschreiben mit Rückschein): 'Sehr geehrte Damen und Herren, die Wohnungseigentümergemeinschaft [Adresse] kündigt hiermit den Verwaltervertrag vom [Datum] ordnungsgemäß zum [Datum]. Bitte bestätigen Sie den Erhalt und teilen Sie uns mit, welche Unterlagen Sie zu welchem Termin übergeben. Mit freundlichen Grüßen, [Beirat/Eigentümer]'
Was der alte Hausverwalter noch leisten muss: Verwaltung bis zum letzten Tag. Jahresabrechnung für sein letztes Geschäftsjahr in der Immobilienverwaltung. Übergabe aller Unterlagen (siehe Checkliste unten). Rückgabe von Geldern, Schlüsseln, Zugängen durch Mietverwaltung.
Unterlagen-Übergabe (kritischer Punkt!)
Was MUSS übergeben werden bei Immobilienverwaltung: PFLICHT-Unterlagen durch Hausverwalter: Alle Mietverträge (Original oder beglaubigte Kopien). Mieter-Stammdaten (Namen, Konten, SEPA-Mandate). Jahresabrechnungen letzte 3 Jahre in der Mietverwaltung. Wirtschaftspläne. Beschlusssammlung (alle Eigentümerversammlungen). Teilungserklärung + Grundbuch. Kontoauszüge (Mietkonten, Rücklagenkonten). Versicherungspolicen durch Immobilienverwaltung.
WICHTIG-Unterlagen bei Hausverwalter: Dienstleisterverträge (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Wartung). Ableseprotokolle (Heizung, Wasser) der letzten Jahre. Übergabeprotokolle Wohnungen in der Mietverwaltung. Instandhaltungs-Historie (was wurde wann gemacht?). Fristenkalender (Wartungen, Prüfungen, TÜV) bei Immobilienverwaltung. Schlüssel (Haustür, Keller, Heizung, Briefkasten).
OPTIONAL aber hilfreich durch Hausverwalter: Miet-Interessenten-Liste. Offene Mängel-Liste. Kontakte (Handwerker, Anwalt, Steuerberater) in der Mietverwaltung.
Übergabetermin durchführen
Wer nimmt teil bei Immobilienverwaltung? Alter Hausverwalter (oder sein Vertreter). Neuer Verwalter (wichtig!). Beirat der WEG (mind. 1 Person). Optional: Sachverständiger (bei komplexen Objekten) in der Mietverwaltung.
Ablauf des Termins durch Hausverwalter (3-5 Stunden einplanen!): Objektbegehung (Zustand dokumentieren, Mängel festhalten). Unterlagen durchgehen (Checkliste abarbeiten bei Immobilienverwaltung). Konten prüfen (Salden stimmen?). Offene Posten klären (ausstehende Rechnungen, Forderungen) in der Mietverwaltung. Schlüsselübergabe. Übergabeprotokoll unterzeichnen durch Hausverwalter.
Übergabeprotokoll-Inhalt bei Immobilienverwaltung: Datum, Teilnehmer. Liste aller übergebenen Unterlagen (einzeln!). Zustand des Objekts (Mängel dokumentieren). Konten-Salden (Guthaben/Schulden) durch Hausverwalter. Offene Posten (wer klärt was bis wann?). Unterschriften aller Teilnehmer in der Mietverwaltung.
Mieter & Dienstleister informieren
Mieter-Information durch neuen Hausverwalter (schriftlich, spätestens 4 Wochen vor Wechsel): 'Sehr geehrte Mieter, ab dem [Datum] wird die Verwaltung Ihrer Immobilie von [neuer Verwalter] übernommen. Neue Kontaktdaten: [Adresse, Telefon, E-Mail, Notfall-Hotline]. Bankverbindung: [IBAN] für Mietzahlungen ab [Datum]. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an uns. Mit freundlichen Grüßen, [Verwalter]'
Dienstleister informieren bei Immobilienverwaltung: Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Heizungswartung, Aufzugswartung. Neue Ansprechpartner mitteilen durch Hausverwalter. Verträge prüfen (können gekündigt/optimiert werden?). Schlüssel neu regeln (wer hat wozu Zugang?) in der Mietverwaltung.
Problem 1: Unterlagen fehlen bei Immobilienverwaltung. Alter Hausverwalter verzögert Übergabe oder hat Unterlagen 'verloren'. Lösung durch Mietverwaltung: Schriftlich mahnen mit Frist (2 Wochen). Bei Weigerung: Anwalt einschalten (Kosten trägt alter Verwalter). Notfalls: Unterlagen neu beschaffen (Grundbuch, Mietverträge von Mietern).
Problem 2: Konten-Salden unklar bei Hausverwalter. Guthaben/Schulden stimmen nicht überein durch Immobilienverwaltung. Lösung: Sachverständigen beauftragen (Kosten: 500-1.500€). Wirtschaftsprüfer prüft Bücher. Bei Differenzen: Alter Verwalter haftet in der Mietverwaltung!
Problem 3: Laufende Maßnahmen bei Immobilienverwaltung. Heizungstausch zu 50% fertig, wer zahlt Rest? Lösung: Im Übergabeprotokoll genau festhalten (Stand, offene Rechnungen, wer übernimmt) durch Hausverwalter. Abgrenzung nach Stichtag in der Mietverwaltung.
Leipzig-Verwalterwechsel bei Immobilienverwaltung: Viele WEGs (Gründerzeit-Häuser oft 8-15 Eigentümer). Häufiger Wechsel durch hohe Erwartungen an Hausverwalter. Durchschnittliche Wechseldauer: 4-6 Monate in der Mietverwaltung.
Halle-Besonderheiten durch Immobilienverwaltung: Kleinere WEGs (oft 4-8 Eigentümer). Längere Verwalter-Bindung (weniger Wechsel). Aber: Wenn Wechsel, oft chaotisch (kleine Hausverwalter mit schlechter Dokumentation) in der Mietverwaltung.
Ein strukturierter Verwalterwechsel dauert 3-6 Monate und ist mit dieser Checkliste gut zu schaffen durch Immobilienverwaltung. Wichtigste Erfolgsfaktoren bei Hausverwalter: Früh starten (9-12 Monate vorher). Neuen Verwalter sorgfältig auswählen. Übergabe dokumentieren (Protokoll!) in der Mietverwaltung.
Als professionelle Hausverwaltung haben wir 50+ Verwalterwechsel erfolgreich durchgeführt in Leipzig und Halle. Wir wissen, worauf es ankommt. Mehr zu unserem Service unter Leistungen der Immobilienverwaltung.