Wohnungsübergabe: Einzug & Auszug Checkliste + Protokoll 2025
Komplette Checkliste für Wohnungsübergabe: Protokoll-Vorlage, Zählerstände, Mängel dokumentieren, Kaution. Für Vermieter in Halle & Leipzig.
80% aller Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter drehen sich um Schäden bei Auszug. Wer hat den Kratzer im Parkett verursacht? War die Wand schon fleckig? Ohne Übergabeprotokoll = keine Beweise!
Rechtliche Bedeutung: Das Übergabeprotokoll ist Ihr wichtigstes Dokument bei Streit um Kaution, Schönheitsreparaturen, Nachforderungen. Vor Gericht zählen nur dokumentierte Fakten – keine mündlichen Aussagen.
Praxis Leipzig & Halle: Ohne ordentliches Protokoll verlieren Vermieter 60-80% aller Kautionsforderungen vor Gericht. Mit professionellem Protokoll (+ Fotos): 90% Erfolgsquote! Der Zeitaufwand (30-60 Min) lohnt sich IMMER.
1 Woche vorher vorbereiten: Übergabeprotokoll-Vorlage ausdrucken (2x, für Vermieter + Mieter). Mietvertrag bereithalten (letzte Prüfung). Alle Schlüssel sammeln (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, ggf. Sprechanlage). SEPA-Mandat-Formular vorbereiten. Hausordnung ausdrucken. Notfallkontakte-Liste erstellen.
Wohnung vorbereiten: Endreinigung durchführen (Wohnung sollte makellos sein!). Alle Mängel VOR Übergabe beheben (sonst kann Mieter Mietminderung fordern). Heizung funktioniert? Warmwasser läuft? Alle Lichter/Steckdosen testen. Rollläden/Jalousien funktionstüchtig?
Zeitplanung Halle & Leipzig: 60-90 Minuten für Übergabetermin einplanen (nicht nur 30 Min!). Nicht zwischen zwei anderen Terminen – das wird hektisch. Am besten: Samstag-Vormittag (Mieter hat Zeit, kein Stress).
Begrüßung & Rahmenbedingungen (5 Min). Vorstellen, Ablauf erklären ('Wir gehen jetzt gemeinsam durch alle Räume und protokollieren den Zustand'). Darauf hinweisen: Mieter soll aktiv Mängel melden – jetzt ist die Chance!
Gemeinsamer Rundgang (30-45 Min). Jeden Raum einzeln durchgehen (Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, Flur, Keller, Balkon). Zustand dokumentieren ('Parkett leichte Gebrauchsspuren', 'Wände frisch gestrichen', 'Küche: Herdplatte defekt' etc.). ALLES notieren – auch Kleinigkeiten! Fotos machen von jedem Raum (Übersicht + Details).
Zählerstände ablesen (10 Min). Strom (alle Zähler, falls mehrere!). Gas. Wasser (Warm + Kalt). Heizung. Wasserzähler oft im Keller/Bad versteckt – Mieter zeigen wo! Zählerstände ins Protokoll + Foto vom Zähler.
Technische Einweisung (10 Min). Heizung bedienen (Thermostate, Vorlauftemperatur). Warmwasser (Durchlauferhitzer, Boiler). Müllentsorgung (welche Tonnen, Abholzeiten). Hausordnung durchgehen (Ruhezeiten, Treppenhausreinigung). Notfallkontakte übergeben (Hausmeister, Hausverwaltung, Notdienste).
Pflichtangaben bei Einzug: Datum + Uhrzeit der Übergabe. Teilnehmer (Namen, Unterschriften beider Parteien!). Adresse der Wohnung. Anzahl + Art der Schlüssel ('3x Haustür, 2x Wohnungstür, 1x Briefkasten, 1x Keller'). Zählerstände (mit Zählernummer!) für Strom, Gas, Wasser. Zustand JEDES Raumes (detailliert!).
Empfohlene Zusatzangaben: Vorhandene Mängel/Schäden ('Kratzer im Parkett Wohnzimmer 20cm, Foto Nr. 5'). Funktionstests ('Alle Rollläden funktionieren'). Vereinbarungen ('Mieter darf Wände streichen'). Übergabe Hausordnung bestätigen lassen. SEPA-Mandat unterzeichnet?
Dokumentation durch Fotos: Mindestens 20-30 Fotos! Übersichtsfotos jeden Raums (4 Ecken). Detailfotos von Schäden/Mängeln. Zählerstände. Schlüsselübergabe (Foto aller Schlüssel!). Speichern mit Datum im Dateinamen ('2025-10-01_Einzug_Mustermann_Wohnung5.jpg').
4-6 Wochen vorher: Kündigungsbestätigung prüfen (Frist korrekt?). Schönheitsreparaturen-Klausel im Mietvertrag checken (was muss Mieter machen?). Optional: Vorabnahme-Termin anbieten ('Schauen Sie sich die Wohnung an, ich zeige was noch zu tun ist'). Nachmieter-Suche starten (Leerstand minimieren!).
1 Woche vorher: Kautions-Abrechnung vorbereiten (was wird abgezogen? Belege sammeln!). Neue Schlüssel bestellen (falls welche fehlen sollten). Renovierungs-Angebote einholen (falls Mieter nicht renoviert hat). Endreinigung organisieren (falls nötig).
Vergleich mit Einzugsprotokoll (10 Min). Einzugsprotokoll rausholen und parallel durchgehen. Neu hinzugekommene Schäden notieren ('Kratzer im Parkett war bei Einzug nicht da'). Fotos vom Einzug vs. jetzt vergleichen.
Rundgang mit kritischem Blick (30-45 Min). Alle Schäden/Mängel dokumentieren (auch kleine!). Unterscheiden: Normale Abnutzung (Vermieter zahlt) vs. Schäden durch unsachgemäßen Gebrauch (Mieter zahlt). Beispiele Leipzig-Altbau: Normale Abnutzung: Leichte Kratzer Parkett, vergilbte Tapeten (10 Jahre), abgenutzte Türklinken. Schäden: Loch in Wand (Dübel), kaputte Fliesen, verbrannte Arbeitsplatte, nicht reparierte Heizung.
Schönheitsreparaturen prüfen. Wurden vereinbarte Renovierungen durchgeführt? Wände gestrichen (falls Klausel wirksam)? Böden gereinigt? Wenn NICHT: Kostenvoranschläge für Nacharbeiten vorlegen ('Malerarbeiten: 800€, bitte um Zustimmung oder Sie organisieren selbst').
Zählerstände ablesen. Wie bei Einzug alle Zähler ablesen + fotografieren. Vergleich mit Einzugsstand (für Endabrechnung).
Schlüsselrückgabe. ALLE Schlüssel zurückgeben lassen (auch Keller, Briefkasten!). Anzahl zählen + mit Einzugsprotokoll vergleichen. Wenn Schlüssel fehlen: Kosten für Austausch Schließanlage vom Mieter verlangen (kann teuer werden: 300-1.500€!).
Gesetzliche Frist: Spätestens 6 Monate nach Auszug muss Kaution zurück sein (inkl. Abrechnung + Zinsen!). Früher möglich wenn: Endabrechnung fertig (alle Kosten bekannt). Keine Schäden/offene Forderungen. Nachmieter eingezogen (keine weiteren Kosten zu erwarten).
Was dürfen Sie von Kaution abziehen? Schäden durch Mieter (über normale Abnutzung hinaus). Ausstehende Miete/Nebenkosten. Nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen (wenn Klausel wirksam!). Kosten für Endreinigung (wenn Wohnung nicht besenrein übergeben). Fehlende Schlüssel (Austausch Schließanlage).
Was NICHT von Kaution abziehen? Normale Abnutzung ('Alter' nach 10 Jahren). Modernisierung (z.B. neue Küche weil alte aus den 80ern). Kleinreparaturen die Vermieter hätte machen müssen. Renovierung wenn Schönheitsreparaturen-Klausel unwirksam ist (häufig bei Altverträgen!).
Beispiel-Abrechnung Halle: Kaution: 1.600€ (2 Monatsmieten). Abzüge: Kratzer im Parkett reparieren (350€), Loch in Wand spachteln/streichen (180€), Fehlende Keller-Schlüssel (120€). Total Abzug: 650€. Auszahlung an Mieter: 1.600€ - 650€ = 950€ (+ Zinsen ~20€) = 970€.
Fehler 1: Zu wenig Zeit eingeplant. 30 Min reichen NICHT! Mindestens 60 Min einplanen (bei großer Wohnung 90 Min). Sonst wird's hektisch, Sie übersehen Mängel.
Fehler 2: Keine Fotos gemacht. 'Ist doch alles im Protokoll' – reicht nicht! Vor Gericht zählen Fotos mehr als Text. Minimum: 20 Fotos pro Übergabe, besser 30-50.
Fehler 3: Zu ungenaue Beschreibungen. 'Wohnzimmer okay' – was heißt das? Besser: 'Wohnzimmer: Wände frisch gestrichen (weiß), Parkett leichte Gebrauchsspuren in Laufzone, Rollläden funktionieren, Fenster schließen dicht'.
Fehler 4: Mieter unterschreibt nicht. Ohne Unterschrift = kein rechtsgültiges Protokoll! Darauf bestehen: 'Bitte beide Exemplare unterschreiben, eines behalten Sie, eines ich'.
Fehler 5: Einzugsprotokoll bei Auszug nicht greifbar. Wo ist das Protokoll von vor 5 Jahren? Nicht auffindbar? Dann können Sie kaum Schäden nachweisen! Besser: Digitale Kopie + physische Kopie an 2 Orten aufbewahren.
Vor Termin: □ Übergabeprotokoll-Vorlage (2x), □ Mietvertrag, □ Alle Schlüssel gesammelt, □ SEPA-Mandat, □ Hausordnung, □ Notfallkontakte-Liste, □ Wohnung sauber + mängelfrei, □ Kamera/Handy aufgeladen
Während Termin: □ Jeden Raum durchgehen, □ Zustand detailliert notieren, □ 20-30 Fotos machen, □ Zählerstände ablesen (Strom, Gas, Wasser), □ Technische Einweisung (Heizung, Warmwasser), □ Hausordnung übergeben, □ SEPA-Mandat unterschreiben lassen, □ Schlüssel übergeben (Anzahl notieren!), □ Beide Protokolle unterschreiben
Nach Termin: □ Kopie an Mieter übergeben, □ Original aufbewahren (sicher!), □ Fotos digital speichern (Backup!), □ Zählerstände an Energieversorger melden
Vor Termin: □ Einzugsprotokoll heraussuchen, □ Kautions-Abrechnung vorbereiten, □ Renovierungs-Angebote einholen (falls nötig), □ Kamera/Handy aufgeladen
Während Termin: □ Mit Einzugsprotokoll vergleichen, □ Neue Schäden dokumentieren (Fotos!), □ Abnutzung vs. Schaden unterscheiden, □ Schönheitsreparaturen prüfen, □ Zählerstände ablesen, □ ALLE Schlüssel zurückgeben lassen (zählen!), □ Beide Protokolle unterschreiben
Nach Termin: □ Kautions-Abrechnung erstellen (max. 6 Monate!), □ Belege für Abzüge sammeln, □ Kaution auszahlen (Zinsen nicht vergessen), □ Endabrechnung Nebenkosten (innerhalb 12 Monate)
Eine ordentliche Wohnungsübergabe dauert 60-90 Minuten – aber spart Ihnen potentiell 1.000-5.000€ Rechtsstreit! Mit unseren Checklisten sind Sie bestens vorbereitet und dokumentieren alles rechtssicher.
Als professionelle Hausverwaltung in Halle und Leipzig führen wir jährlich 100+ Übergaben durch. Streitquote: <5% (Branchendurchschnitt: 30%). Der Grund: Systematische Prozesse + professionelle Dokumentation. Mehr zu unserem Service unter Mietverwaltung.